Traitement au laboratoire

Exemple : un laboratoire saisit 5 commandes de fonctionnement pour des droits d’inscription à un colloque. Il reçoit ensuite une facture globale du fournisseur regroupant le montant des 5 inscriptions.

Si le labo souhaite conserver 5 commandes bien distinctes, il faut répartir cette facture globale sur les 5 commandes existantes dans sa base en saisissant 5 factures qui auront les mêmes références.

Sinon, il faut rattacher la facture globale à l’une des 5 commandes et solder les 4 autres.

Traitement par le "pôle dépenses" de la Délégation

Il est saisi en BFC autant de mouvements qu’il y a de commandes rattachées à la facture papier. Lors du transfert des données DR, le laboratoire recevra 5 factures rattachées aux commandes labo ; les factures s’intègreront automatiquement (date mandatement-date règlement)

Remarques : En général, il n’y a pas d’inconvénient à ce que le laboratoire saisisse une seule commande et une seule facture pour les droits d’inscription de 5 missionnaires. Tout dépend de son organisation interne et du degré de détail des bilans qu’il veut obtenir. Tout au moins pour l’instant, en attendant qu’une solution soit trouvée afin de permettre l’engagement puis la liquidation des droits d’inscription aux colloques sur des commandes saisies dans le module mission, le laboratoire n’est pas obligé de séparer la facture d’inscription en 5 saisies différentes.

Attention : si vous devez opter pour le traitement d’une facture globale répartie sur plusieurs commandes, il est préférable de le signaler à votre gestionnaire DR car cette procédure ne correspond pas à la pratique classique du traitement des commandes-factures.