Un dossier de demande de prise en charge du colloque par la délégation doit être adressé au délégué régional.

Ce dossier est constitué par :

• Un courrier, dûment signé par le directeur de l’untié (Modèle de courrier),
• Un projet de budget signé par les organisateurs du colloque et par le directeur de l’unité (Modèle de budget).

La gestion par le CNRS d’un colloque implique le respect de la réglementation portant sur l’usage de la langue française :

• Voir le texte sur l’usage de la langue française
• Attestation "Usage langue française" à compléter et à remettre à la cellule "Colloques" de la délégation.

Le délégué régional ayant accepté la gestion du colloque, une réunion d’ouverture du dossier colloque est nécesaire.

Participent à cette réunion : d’une part les agents de la cellule "Colloque" de la délégation et, d’autre part, les organistateurs du colloque et les gestionnaires.

La cellule "Colloque" peut apporter une aide lors de l’élaboration :

• du bulletin d’inscription
  maquette version en français
  maquette version en anglais
• du budget prévisionnel définitif (sincère, équilibré tant en recettes qu’en dépenses),
• la rédaction des conventions (demandes d’arrhes) pour la réservation des salles, des restaurants, des hôtels, des prestataires de services.