Glossaire des PCRD
Accord de consortium
L’accord de consortium organise les relations contractuelles entre les participants (système de gouvernance, confidentialité, propriété intellectuelle, répartition des fonds entre les partenaires...) pour l’exécution d’un contrat CE. Il doit être signé avant que le contrat CE ne soit signé par la Commission européenne. Cet accord n’affecte pas les obligations découlant du contrat CE. En cas de contradiction entre les clauses du contrat CE et celles de l’accord de consortium, c’est toujours le premier qui prévaut.
La Commission sollicite, à intervalles réguliers, des conseils sur le contenu et les orientations des travaux de recherche à accomplir dans le cadre du PCRD. Dans ce but, elle forme des groupes consultatifs externes dont elle nomme les membres à partir d’une base de données d’experts scientifiques.
Il n’est possible de soumettre une proposition qu’en réponse aux appels à propositions de la Commission européenne publiés au Journal officiel des Communautés européennes et sur le site internet CORDIS. Des dossiers spécifiques d’information, publiés pour chaque appel, comprennent les documents nécessaires pour préparer une proposition. Les appels fixent des échéances précises, qui doivent être respectées à la minute près.
Le background est défini, entre autres, dans le "Guide to Intellectual Property Rules for FP7 projects". Il est constitué par les informations détenues par les participants préalablement à la conclusion du contrat ainsi que les droits d’auteur ou les droits attachés aux dites informations par suite de la demande ou de la délivrance de brevets, de dessins et modèles, d’obtentions végétales, de certificats complémentaires ou de formes de protection similaires. Le background qui est apporté au projet reste toujours la propriété du partenaire qui l’apporte.
Ce bureau est installé près de la Commission européenne à Bruxelles. Son rôle est :
- de faire connaître plus particulièrement aux services de la Direction Générale Recherche de la CE les priorités du CNRS et de faire des propositions concrètes,
- d’obtenir des informations sur les programmes élaborés et les opportunités offertes par la CE,
- de suivre les activités communautaires intéressant notre organisme.
Il peut être saisi par les porteurs de projet pour organiser des rencontres avec des interlocuteurs de la CE.
Le CREF doit être produit par chaque contractant ayant perçu une part de la subvention européenne. Le CREF est une certification que les coûts d’un projet dont le participant demande le remboursement pour une période donnée, ont bien été engagés et correspondent aux conditions contractuelles définies dans le contrat établi avec la Commission Européenne. Ce document doit être produit par un auditeur externe (en général un expert comptable), à l’exception des établissements publics. Dans ce cas, il peut être réalisé en interne par un officier public si celui-ci remplit les conditions de compétence et d’indépendance requises par la convention CE, annexe II, article II 4. Pour le CNRS, l’agent comptable secondaire de chaque délégation est habilité à produire les certificats d’audit. Ce CREF est obligatoire à chaque fois que le participant demande une contribution européenne supérieure à 375000 euros.
Des Chargés d’Affaires Communautaires (CAC), placés sous l’autorité des Directeurs, ont été désignés dans chaque institut scientifique (IS) et direction et service fonctionnels (DF). Ils participent aux réflexions stratégiques nécessaires à un positionnement de notre organisme en matière de politique de recherche communautaire et sont impliqués dans la préparation des nouveaux instruments du PCRDT.
Appelée également clause des unités mixtes de recherche (UMR). Il est indispensable de demander l’insertion de cette clause dans le contrat CE lorsque l’unité ou les unités impliquées dans les projets sont des UMR et qu’une seule des tutelles est contractante. Elle permet d’identifier dans le contrat les autres tutelles et ainsi de pouvoir justifier leurs coûts (essentiellement des coûts de personnels permanents).
Les projets européens sont constitués d’un partenariat entre différentes entités légales contractantes (organismes publics, universités, PME, grands groupes).
La convention de subvention-type CE est le modèle du contrat signé entre la CE et le coordonnateur administratif et financier (appelé "Coordinator" par la CE). Les partenaires accèdent au contrat en signant avec le coordonnateur administratif et financier la « Form A ». La convention de subvention –type est la même pour tous les schémas de financement (sauf Marie Curie et ERC) et elle est ensuite spécifiquement adaptée à chaque projet en fonction du budget, des clauses spéciales, de la date de début du projet.
Le consortium doit désigner un coordonnateur administratif et financier (appelé "Coordinator" par la CE) : il s’agit de l’entité légale contractante partenaire n°1 dans les formulaires administratifs de la CE. Le coordonnateur administratif et financier est le seul interlocuteur de la CE et agit comme intermédiaire entre la CE et le consortium.
Il s’agit généralement du responsable scientifique du "Coordinator" (ou "person in charge" dans le formulaire administratif de la CE). Le coordinateur scientifique prend en charge le management de toutes les phases de la vie du projet (montage, négociation et exécution), en collaboration étroite avec les autres contractants, également nommés participants.
Au sein de l’unité de recherche , le correspondant valorisation est l’interlocuteur privilégié de sa délégation et de son SPV en matière de relations contractuelles et de valorisation des résultats de la recherche.
Dans le cas d’un projet à coordination administrative et financière par le CNRS, la délégation pilote est la délégation gestionnaire de l’unité du coordinateur scientifique.
Dans le cas d’un projet à participation CNRS, la délégation pilote est la délégation gestionnaire de l’unité du responsable scientifique pilote.
Ces sont les dépenses du projet reconnues comme un coût susceptible d’être remboursé par la Commission lors des justifications (cf. annexe II de la convention CE, article II.14).
L’ "EC Administrative Officer" est en charge de la rédaction et du suivi administratif de la convention CE. Il fait partie de la "project scientific team".
L’"EC Scientific Officer" est en charge du suivi scientifique du projet. Il fait partie de la « project scientific team ».
Responsables des organismes de recherche et des agences de moyens de l’Union européenne auxquels s’ajoutent un certain nombre de membres associés et d’observateurs. Les EuroHORCS se réunissent régulièrement pour discuter de la politique de recherche en Europe.
Le rapport d’évaluation est le document renvoyé au coordinateur de la proposition afin de l’informer des résultats de l’évaluation. Un rapport d’évaluation est envoyé pour chaque proposition soumise :
- si la proposition est retenue, les recommandations des experts évaluateurs exprimées dans le rapport d’évaluation seront prises en compte par la CE lors des négociations ;
- si la proposition est refusée, les coordinateurs recevront le rapport d’évaluation et une notification de rejet.
La Commission accueille dans ses services des experts nationaux détachés (END), d’une part, pour répondre à ses besoins en personnels ayant des compétences de haut niveau dans tout domaine dans lequel l’expertise requise n’est pas immédiatement disponible en son sein et, d’autre part, pour favoriser les échanges d’expériences et de connaissances professionnelles en matière de politiques européennes avec les administrations des Etats membres. Le régime applicable aux END est fixé par la décision de la Commission.
Le formulaire d’accession permet aux bénéficiaires d’accéder à la convention signée entre le coordinateur administratif et financier et la CE. Le formulaire d’accession est signé entre le coordinateur et chaque bénéficiaire.
Egalement appelé « financial statement per activity », ce formulaire C constitue un rapport financier récapitulant les dépenses effectivement payées par chaque bénéficiaire et éligibles selon la définition de l’annexe II de la convention de subvention (article II.14).
Ces formulaires collectent l’information dont a besoin la CE pour préparer les parties administratives et budgétaires du contrat, pour vérifier l’existence et la viabilité financière des participants et aussi pour rassembler des données statistiques, exigées par le Conseil et le Parlement.
Les GTN permettent aux représentants français dans les comités de programmes d’informer la communauté scientifique française et de recueillir son avis, dans chaque domaine du PCRD. Ces groupes sont animés par la Mission Affaires Européennes* du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.
Le guide du proposant (disponible sur le site Cordis) est spécifique pour chaque schéma de financement ET pour chaque appel à propositions. Il contient les informations essentielles permettant d’aider un chercheur à préparer une proposition. Il contient les modèles de formulaires administratifs nécessaires pour préparer la "Part A" et des instructions sur l’écriture de la "Part B".
Recrutée et coordonnée par la Direction des Affaires Européennes, l’équipe des IPE est répartie sur l’ensemble du territoire national. L’ingénieur de projet européen assiste et conseille le chercheur dans le montage du projet.
Les critères d’éligibilité à une demende d’IPE sont les suivants : le porteur du projet est un chercheur ou enseignant-chercheur travaillant dans une unité CNRS ; le projet est d’une envergure certaine (Rex, LSIP, SSFRP, ITN) ; il est coordonné par le CNRS (à défaut de coordination CNRS, le projet est à forte participation CNRS qui en assume une responsabilité significative dans le montage (ex : coordination scientifique) ; le projet est en lien avec l’une des thématiques du programme "Coopération" du 7ème PCRD, du volet "Infrastructures" du programme "Capacités" ou du programme "People" pour les ITN et correspond aux appels à proposition publiés sur Cordis.
Le projet est considéré comme prioritaire par l’institut scientifique dont relève l’unité. Les projets faisant appel à un consultant externe ne sont pas éligibles à l’affectation d’un IPE.
L’IPE travaille en binôme avec le coordinateur scientifique et en étroite collaboration avec les services du CNRS concernés (SPV, SFC et instituts scientifiques notamment).
Réunion de lancement du projet regroupant tous les participants.
Tout comme le « Memorandum of understanding », la lettre d’intention est un pré-accord où les entités juridiques participant à un projet confirment leur volonté de participer à ce projet et définissent leur future collaboration en termes juridiques (confidentialité des informations, volonté de conclure un accord de consortium en cas de sélection du projet par la Commission). Le « Memorandum of understanding » est souvent plus développé que la lettre d’intention.
En période d’exécution du projet, le manager de projet travaille en étroite collaboration avec le coordinateur scientifique et est en charge de la gestion quotidienne du projet, sur les plans administratif et financier. Il a également un rôle moteur dans l’animation du consortium, la gestion des risques internes et externes, la bonne circulation des informations et la consolidation des rapports de fin de période. Dans le cadre des REX et LSIP, qui sont des projets complexes et délicats à gérer, il est fortement recommandé, voire indispensable, d’embaucher un manager de projet.
Ce document fixe le cadre juridique entre les participants si l’accord de consortium n’a pas été conclu avant la soumission de la proposition.
Placée auprès du Directeur de la Technologie, la Mission Affaires Européennes du Ministère de l’Enseignement et de la Recherche est chargée d’animer et de coordonner la participation française aux programmes de recherche et d’innovation européens, communautaires et intergouvernementaux.
Ce logiciel ou plate-forme logicielle permet notamment le partage de documents, la gestion de contenus, de listes de diffusion ou encore la coordination des tâches en matière de conduite de projet (workflow, outils de gestion des tâches, agendas partagés...).
Cette période couvre généralement la durée d’une période d’exécution + 6 mois de la période d’exécution suivante. La somme réellement versée (préfinancement ou avance) au consortium* pour cette période s’élève à 85% maximum du montant prévu pour cette période.
Cette période couvre 12 mois et constitue la période de référence pour les justifications.
Les Etats membres ont mis en place un système de PCN en vue d’informer et d’assister les participants potentiels et les contractants collaborant aux projets en cours.
Texte adopté en codécision par le Parlement européen et le Conseil de l’Union européenne. Ce texte définit la politique de l’Union européenne en matière de recherche et de développement.
Les textes sont adoptés par le Conseil de l’Union européenne, après avis du Parlement européen. Ces programmes détaillent les priorités et actions de recherche qui seront menées dans le cadre du PCRD.
Une proposition est le dossier complet remis à la CE en réponse à un appel à propositions. Une proposition est constituée de formulaires administratifs (« Part A » constituée par les formulaires A1, A2 et A3) et d’une annexe scientifique (« Part B ») (cf. « Guide for applicants » spécifique pour chaque appel et pour chaque instrument). Les deux parties A et B sont indispensables et constituent à elles deux une proposition complète. Les propositions incomplètes sont inéligibles et ne sont pas évaluées par la CE.
Formulaire interne au CNRS permettant la transmission des informations relatives aux dépenses des unités impliquées dans un projet européen à la délégation pilote. Cette dernière établira le formulaire C pour le CNRS.
Règles adoptées en codécision par le Parlement européen et le Conseil de l’Union européenne. Elles définissent les règles et conditions de participation au PCRD, notamment dans les domaines juridique, financier et de propriété intellectuelle.
Périodes de justification de l’emploi de la contribution financière de la Commission européenne. Elle se termine par un rapport scientifique et financier (voir le "Reporting guide").
Chaque entité contractante d’un projet désigne un responsable scientifique (ou « person in charge » dans les formulaires de la CE) qui sera en charge du bon déroulement du projet sur le plan scientifique et assurera l’interface avec le consortium (voire la Commission européenne pour le coordinateur administratif et financier) et son administration.
Lorsque le CNRS est participant, il appartient aux chercheurs impliqués dans les différentes unités participant de désigner parmi eux la personne qui représentera le CNRS (désigné par responsable scientifique pilote et « person in charge » dans les formulaires administratifs) auprès du coordinateur. Il aura la charge de lui transmettre l’ensemble des documents requis tout au long des phases de montage, de négociation et de signature puis durant la réalisation du projet. Dans le cas d’une coordination administrative et financière par le CNRS, le responsable scientifique pilote est le coordinateur scientifique.
Le tableau des unités CNRS ( ou TaDU) est un document de synthèse permettant d’organiser l’ensemble des unités rattachées au CNRS participant à un projet européen. Le TaDU permet notamment d’identifier les chercheurs impliqués dans le projet, de communiquer la stratégie adoptée avec les établissements partenaires de chaque unité concernée, de préciser la répartition de la part de la subvention communautaire revenant au CNRS entre les différentes unités impliquées dans le projet.
L’annexe technique est la version révisée du projet qui sera jointe au contrat à la fin des négociations (Annexe I de la convention CE). Le contenu de l’annexe technique est basé sur l’information contenue dans la "Part B" de la proposition soumise lors de l’appel à propositions, incluant les recommandations du panel d’évaluation acceptées lors des négociations. L’annexe technique doit tenir compte de tous les changements significatifs intervenus depuis la soumission de la proposition.
Le projet est organisé en lots de travail. Pour chaque lot de travail, un responsable est identifié (le "workpackage leader") ainsi que les personnes et le budget nécessaires à sa réalisation.
Les domaines et les thèmes retenus dans les programmes spécifiques du PCRD sont décrits de façon détaillée dans des programmes de travail correspondant à chaque appel à proposition (avec des sous-sections par priorité, également appelées « lignes »). Le programme de travail indique pour chaque domaine et thème de la priorité thématique concernée, les objectifs attendus, le type d’instrument et également les calendriers prévisionnels de futurs appels et les critères d’évaluation des projets.
Mise à jour : juin 2012
