Plan d’action : organiser, simplifier, mutualiser ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Une dématérialisation accrue de la dépense --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Le CNRS s’attache depuis longtemps à simplifier la chaîne de la dépense. C’est le cas par exemple avec les « cartes achat ». Au nombre de quelque deux mille cinq cents, elles permettent aux chercheurs d’effectuer certains achats de proximité ou sur Internet, dans la limite de 2 000 €. Elles répondent en cela aux besoins courants des laboratoires. Dans le cadre du Plan d’action, la Direction des comptes et de l’information financière (DCIF) poursuit la démarche de simplification lancée avec l’introduction de la monétique, en s’appuyant sur une dématérialisation complète de la chaîne de la dépense. « Le projet « Achat en ligne » (AEL) permet de dématérialiser l’ensemble des opérations depuis la commande sur un portail d’achat jusqu’à la réception de la facture et son paiement. Le principe est simple : les laboratoires passent commande et les relevés d’opérations sont transmis via Internet au centre de dématérialisation, implanté à Nancy », explique Bernard Adans, directeur de la DCIF. Cette nouvelle structure, en cours d’installation, a pour vocation de centraliser la réception de l’ensemble des factures adressées au CNRS, qu’il s’agisse de factures dématérialisées ou de documents « papier » pour lesquels le site nancéen assure l’enregistrement, la dématérialisation et le contrôle. Ce centre préfigure la création d’un service centralisé de traitement de la dépense. « Ces nouvelles simplifications déchargent les laboratoires de la gestion des factures (l’ouverture des enveloppes, les saisies informatiques, l’envoi à la délégation régionale) pour leur permettre de se consacrer à la qualité de commande » se réjouit Bernard Adans. ••• 2012 Une année avec le CNRS 59 Simplifier les outils et les processus Le protocole signé en décembre 2011 entre le CNRS, la Conférence des présidents d’université (CPU) et l’Agence de mutualisation des universités et établissements (Amue) a posé le principe du renforcement des convergences entre les établissements. L’objectif ? Encourager la mutualisation et la simplification du fonctionnement des unités de recherche. Trois outils structurants sont en cours de création ou d’adaptation dans cette perspective, dans la continuité des travaux réalisés pour la rédaction du guide de convergence des règles budgétaires et comptables des établissements de recherche publié en 2012. Le logiciel Dialog permet aux directeurs d’unité d’exprimer leurs demandes de ressources auprès de leurs établissements supports. Il est utilisé par le CNRS depuis 2010 et, à titre expérimental depuis 2012, par huit autres établissements qui se sont engagés dans la démarche de « processus budgétaire approfondi et partagé ». « Le CNRS a pour objectif de développer cette démarche auprès d’un plus grand nombre d’universités afin de simplifier et d’harmoniser le processus d’allocation des ressources des unités mixtes » précise Catherine Larroche, responsable du service Allocation et gestion des ressources à la Direction de la stratégie financière, de l’immobilier et de la modernisation (DSFIM). Le succès des expérimentations conduites en 2012 dans le cadre du dialogue de gestion permet d’étendre la démarche à d’autres établissements dès 2013. Par ailleurs, le travail s’est poursuivi pour le déploiement de Geslab, outil de gestion en laboratoire des crédits gérés par le CNRS. Cette évolution de l’application Xlab permettra un pilotage financier de l’unité plus simple et plus performant. En 2012, la migration des 1 400 bases Xlab vers un serveur central a été la première étape vers une mutualisation de Geslab. Elle a été suivie de la mise en place d’un comité de projet commun aux différents partenaires. À compter de 2013, Geslab sera progressivement interfacé avec Sifac, l’outil de gestion budgétaire et comptable de nombreuses universités. Geslab deviendra alors l’outil unique de gestion des crédits en laboratoire et permettra aux directeurs d’unité d’appréhender leurs ressources financières dans leur globalité, quelle que soit leur origine… Troisième nouveauté : l’application Caplab. Ce système d’information partagé et accessible aux tutelles a pour objet de décrire les activités et les projets de recherche des laboratoires. Le travail collaboratif initié en 2011 a été poursuivi en mode projet pour aboutir en 2013 à la définition de spécifications précises. Mutualiser les moyens La performance des achats constitue une priorité pour l’avenir. L’enjeu est de générer des gains d’achats et des économies et d’alléger les procédures administratives, notamment au sein des laboratoires. « Selon leur montant et leur objet, les achats sont gérés par les directeurs d’unité, les délégations régionales ou la direction déléguée aux achats et à l’innovation. Afin de bénéficier de prestations et de matériels plus performants et moins coûteux, de nombreux segments font l’objet de marchés nationaux ou de groupements de commandes », explique Chantal Chambellan-Le Levier, à la tête de la DSFIM. Un objectif parfois difficile à atteindre car la majorité des unités bénéficie de sources de financement multiples. La massification peut toutefois s’opérer aisément dans des domaines spécifiques. « C’est ainsi que nous avons renouvelé en 2012 le marché national pour les missions (voyage et hébergement) et lancé un marché « À la fin 2012, nous avons tenu nos engagements : plus de la moitié du plan d’action est d’ores et déjà opérationnel. » Xavier Inglebert, directeur général délégué aux ressources
RA2012
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