Les laboratoires du CNRS s’organisent à distance

« Cela fait des dizaines d’années que je fais de la recherche et c’est la première fois qu’elle est totalement interrompue sur site ! » Valérie Mezger, directrice du laboratoire Epigénétique et destin cellulaireCNRS / Université de Paris Diderot., et ses quelque mille consœurs et confrères directeurs d’unités du CNRS ont en effet vu leurs laboratoires se mettre « à l’arrêt » les uns après les autres. Certains ont fermé leurs portes dès le vendredi 13 mars, au lendemain de l’intervention du président de la République Emmanuel Macron annonçant le passage au stade 3 de l'épidémie de coronavirus en France et, par voie de conséquence, la fermeture des universités françaises et des laboratoires rattachés, ainsi que la mise en télétravail généralisée des Français dans la mesure de leurs possibilités.

Fermeture des laboratoires
« Aujourd’hui, il n’y a plus personne sur site », témoigne Sylvie Crasquin, directrice du Centre de Recherche en Paléontologie, Paris CNRS /MNHN / Sorbonne Université.. « Dès le vendredi, nous avons pris nos dispositions. J’ai passé ma journée à scanner des ouvrages et le soir, le laboratoire était fermé et notre plan de continuité d'activité lancé.» Cette unité dédiée à la paléontologie et adossée aux collections nationales du Muséum National d’Histoire Naturelle ainsi qu’à celles de Sorbonne Université compte une centaine d’agents, tous en télétravail aujourd’hui – à  l’exception du personnel en autorisation spéciale d’absence (ASA), dont les employés en poste dans les ateliers de préparation des fossiles. « Les chercheurs vont passer cette période à avancer sur les données actuelles de leurs recherches et à écrire des articles. C’est aussi l’occasion de préparer leur diplôme d’Habilitation à Diriger les Recherches (HDR)Diplôme national de l'enseignement supérieur qu'il est possible d'obtenir après un doctorat. Ce diplôme permet de postuler à un poste de professeur des universités et d'être directeur de thèse ou choisi comme rapporteur de thèse, président de jury de thèse. Pour le CNRS, il autorise à postuler au corps des directeurs de recherche., pour lequel ils manquent habituellement de temps. »

Même son de cloche au Laboratoire de Réactivité de SurfaceCNRS / Sorbonne Université. dont les recherches visent à structurer et fonctionnaliser la surface de matériaux inorganiques : tous les agents sont en télétravail ou en ASA. « Nous sommes un laboratoire de chimie, avec des bâtis expérimentaux assez sophistiqués,» explique Hélène Pernot, la directrice d’unité. « Le vendredi, j’ai demandé à toutes les personnes de suspendre leurs expériences en prévision des annonces qui pouvaient être faites pendant le week-end. Le lundi, nous sommes venus contrôler l’arrêt complet et la mise en sécurité du laboratoire. » Pour autant, l’activité continue. Ce même lundi, le personnel du laboratoire d’Epigénétique et Destin Cellulaire, qui étudie entre autres les mécanismes orientant le devenir des cellules souches, est passé récupérer des données et des accès informatiques pour poursuivre les analyses à domicile. « Nous gardons le lien entre les équipes. Nous continuons les réunions de comité de direction des chefs d’équipe, les réunions hebdomadaires, et nous avons maintenu notre newsletter, » souligne la directrice Valérie Mezger.

Un suivi pour les étudiants
Depuis la fermeture des unités, les enseignants-chercheurs du Laboratoire de Réactivité de Surface sont également mobilisés par l’enseignement à distance. « Le problème affecte surtout les doctorants qui ne peuvent pas effectuer leurs manipulations… Pour l’instant, ils en profitent pour rédiger, » explique Hélène Pernot. « Quant aux étudiants en Master qui ont commencé leur stage en février, plusieurs alternatives se profilent : rédiger un rapport bibliographique ou décaler d’un mois leur soutenance, selon les concertations avec l’université. »

Des cas qui diffèrent en fonction des domaines scientifiques. Les thésards en mathématiques continuent leurs recherches en période de confinement, car celles-ci ne nécessitent généralement pas de données expérimentales. « Nos enseignants-chercheurs sont très occupés par l’enseignement à distance, » indique Alessandra Sarti, directrice du Laboratoire de Mathématiques et ApplicationsCNRS / Université de Poitiers. et professeure de géométrie algébrique à l’Université de Poitiers. « Nous mettons le matériel en ligne, nous nous connectons à des heures précises pour discuter avec les étudiants, certains font même des enregistrements audio de leurs cours ! Pour l’instant, les visio-conférences ne tiennent pas face à la charge des connexions. »

Préservation du site
Si le Laboratoire de Mathématiques et Applications bénéficiait jusqu’à présent sur site de sa précieuse bibliothèque – essentielle à l’activité de ses chercheurs – les archives ouvertes telles que HAL ou arXiv lui permettent désormais de pallier à la fermeture totale de l’Université de Poitiers. Mais certains sites ne peuvent pas fermer complètement. C’est le cas de l’Institut des Matériaux de Paris CentreCNRS / Sorbonne Université / ESPCI. et de l’Institut de Chimie Moléculaire de Paris CentreCNRS / Sorbonne Université / ESPCI / Chimie ParisTech / ENS / MNHN. qui réunissent au total 11 laboratoires sur la plateforme de Résonance Magnétique Nucléaire (RMN). Cette plateforme compte 9 des 14 spectromètres du site Pierre et Marie Curie de Sorbonne Université nécessitant des remplissages d’azote liquide hebdomadaires. Baptiste Rigaud, ingénieur d’études de l’institut, fait partie de l’équipe en charge d’organiser cette maintenance. « Sans azote, les 14 bobines supraconductrices sortiront de leurs bains d’hélium, eux-mêmes préservés par l’azote, et entreront en résistance. Cela pourrait devenir dangereux pour les personnes présentes sur le site et détruire les machines, dont le coût peut atteindre jusqu’à deux millions d’euros pièce, » explique-t-il.

Le Centre de calcul de l’Institut National de Physique Nucléaire et de Physique des Particules du CNRS, un outil de traitement de grandes masses de données, a également dû mettre en place un roulement. « Nous avons suspendu les maintenances lourdes, mais l’équipement climatique et électrique nécessite à la fois une surveillance à distance et sur place, » rapporte Pierre-Etienne Macchi, directeur de l’unité. 

Arrêt forcé des expériences ?
« Les recherches qui passent par notre centre de calcul peuvent continuer. Le data challenge de l’expérience Belle-II, par exemple, s’est tenu cette semaine en parallèle des activités normales et de la mise en route du plan de continuité. Il s’agissait de tester la chaîne de transfert de données entre le site de l’expérience, basé au Japon, et notre unité, » note Pierre-Etienne Macchi. Mais ce n’est pas le cas pour tous les laboratoires. Le laboratoire d’Epigénétique et Destin Cellulaire repose sur une grande activité de cultures cellulaires et a dû gérer l’arrêt de ses expériences. « Les essais durent plusieurs mois d’affilée et on ne peut prédire le jour où ils se terminent, » explique Valérie Mezger. « Depuis le jeudi 12 mars, nous avions donné des instructions pour arrêter progressivement les cultures de cellules souches. Et le lundi soir, nous avions pu les congeler. »

Le laboratoire Archéozoologie, Archéobotanique : Sociétés, Pratiques et Environnements CNRS / MNHN. – qui étudie les interactions naturelles et culturelles entre les sociétés humaines et les peuplements animaux et végétaux au cours de l’Histoire – a également stoppé toutes ses manipulations en laboratoire et les agents ont réorienté leur activité vers la rédaction d’articles ou de projets. « Toutes les missions de terrain à l’étranger sont annulées et celles prévues à partir de mai à Chypre et en Mongolie, que nous dirigeons et préparons depuis plus d’un an, risquent de l’être elles aussi, » rapporte la directrice d’unité Marie-Pierre Ruas.

Les délégations régionales montent au créneau
Autant de PCA qui ont également dû être gérés en collaboration avec les 18 délégations régionales du CNRS. C’est le cas par exemple de la délégation Rhône-Auvergne qui assure la gestion de plus de 2600 agents et 120 structures de recherche et de service. « 250 personnes disposaient du télétravail en temps habituel sur la circonscription Rhône-Auvergne ; aujourd’hui il a été plus largement déployé. Pour les services de la délégation, nous n’avons pas eu de problématique de matériel – même avec le passage massif (de 30 à 80) des agents en télétravail. Cela nous permet d’assurer une bonne continuité de service. Concernant les unités, j’ai consacré beaucoup de temps ces derniers jours à rédiger des autorisations de travail sur site pour que chaque laboratoire puisse assurer les missions relevant de son PCA, » note Frédéric Faure, le délégué régional Rhône-Auvergne. Ces mesures exceptionnelles surviennent alors que les délégations avaient initié leur PCA il y a plusieurs mois, suite à une demande du CNRS. « Le PCA nous a permis de faire le tri entre ce qui était indispensable et ce qui ne l’était pas. Nous avons ainsi mis en place un système pour assurer la paie des fonctionnaires, contractuels et fournisseurs par l’agent comptable et le gestionnaire présents une fois par semaine à la délégation .»

Assurer la continuité des activités
A situation exceptionnelle, mesures exceptionnelles pour faire face au chamboulement – outre des activités administratives – de celles de l’ESR en général, et notamment des formations. « Nous sommes en train de réfléchir à la façon de les dispenser en visio-conférence. Nous organisons plusieurs cellules de crise avec les chefs de service de la délégation. » Dès le lundi matin, la Mission pilotage et relations avec les délégations faisait le lien avec les délégations régionales. « Nous sommes là pour que les délégués nous fassent part des difficultés rencontrées sur le terrain. Ils doivent gérer les autorisations de déplacement pour les personnels indispensables, la fermeture des laboratoires (notamment des sites sensibles), le télétravail pour tous les agents, la paie et le règlement des fournisseurs, les moyens de réunion à distance saturés… Il a fallu que chacun s’organise en fonction de son PCA, » confie Claire Werlen, directrice de la Mission.

Une gestion de crise, notamment assurée par la mise en place du télétravail au CNRS
Ce plan de continuité des activités a été facilité notamment par la mise en place du télétravail au sein du CNRS il y a un peu plus d’un an. « Le télétravail a apporté un changement en terme de connaissance des outils et d’adaptation. Il nous permet désormais de tenir notre PCA et au-delà,» explique Ghislaine Gibello, déléguée régionale Provence et Corse et déléguée référente à l’échelle nationale. Si de nombreux processus en ressources humaines (achats, etc.) ont été dématérialisés au CNRS, certains manquent encore à l’appel, tels la signature électronique ou le traitement des missions. « C’est en cours, mais pas encore effectif. La situation exceptionnelle que nous vivons aujourd’hui va nous obliger à repenser et à renforcer l’organisation du travail à distance, » réfléchit Ghislaine Gibello.

Une réflexion sur l’organisation à distance pour le personnel administratif, mais également pour l’Enseignement supérieur et la Recherche. Au Centre International de Rencontres MathématiquesCNRS / Aix-Marseille Université / Société mathématique de France. de Marseille qui héberge chaque année plus de 4500 chercheurs du monde entier lors de chaires, colloques, trimestres thématiques et qui a dû annuler un mois de conférences, la réflexion sur le développement d’un système de streaming s’est accélérée et sera au centre de l’activité des semaines à venir.